Privacyverklaring

Fanfare OKK hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacyverklaring willen we heldere informatie geven over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens, zodat uw privacy gewaarborgd is. Fanfare OKK houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

1. uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
2. de verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
3. vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
4. passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
5. geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
6. op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Fanfare OKK zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze Privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan deze privacyverklaring.

Verwerking van persoonsgegevens van verenigingsleden

Persoonsgegevens van verenigingsleden worden door Fanfare OKK verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• administratieve doeleinden, te weten het kunnen informeren van de leden over activiteiten in de toekomst en aangaande andere relevante informatie;
• het uitvoering geven aan de lidmaatschapsovereenkomst, te weten het afhandelen van (contributie)betalingen
• Het verkrijgen van subsidie voor leden die deelnemen aan lesactiviteiten.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• de lidmaatschapsovereenkomst;
  Voor de bovenstaande doelstellingen kan Fanfare OKK de volgende persoonsgegevens van u vragen:
• naam/voorletters/tussenvoegsel/roepnaam;
• adres;
• postcode;
• woonplaats;
• telefoonnummer (vast en/of mobiel)
• e-mailadres
• geslacht
• geboortedatum
• bankrekeningnummer

Uw persoonsgegevens worden door Fanfare OKK opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de looptijd van de overeenkomst. Na opzegging van de overeenkomst worden uw persoonsgegevens alleen nog in de financiële administratie bewaard voor maximaal 7 jaar. Hierbij zal de datum van uitschrijving plus 7 jaar worden aangehouden.

Verstrekking aan derden/ delen met anderen

Fanfare OKK deelt (momenteel) enkel de noodzakelijke persoonsgegevens:

• Met de gemeente Moerdijk bij het verkrijgen van subsidie.
• Met een andere muziekvereniging in geval van overschrijving. Een verzoek hiertoe kunt u indienen per e-mail onder vermelding van welke persoonsgegevens, die in het bezit zijn van Fanfare OKK, u wilt laten delen met de betreffende muziekvereniging.
• Indien dit nodig is aan een muziekdocent waarbij het lid lessen volgt. Het betreft in dat geval de naam, het telefoonnummer en het e-mailadres van het lid.
• Indien een lid examen wil doen voor een instrument dat binnen de vereniging wordt bespeeld en wel aan de muziekschool of organisatie waar het examen wordt afgenomen. Het betreft in dat geval de naam en de geboortedatum van het lid.
• Met de Brabantse Bond voor Muziekverenigingen ten behoeve van bondsregistratie en contributie en/of BUMA/STEMRA in verband met de afdracht van auteursrechten voor gebruik van bladmuziek. Het betreft in dat geval de naam, het adres, de woonplaats, het e-mailadres en het instrument dat bespeeld wordt. De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. We zouden gebruik kunnen maken van een derde partij voor:
  – het verzorgen van de (financiële) administratie;
  – het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.

Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Ons AVG–beleid bij foto’s en films

• Wij vragen schriftelijk toestemming van een ouder of verzorger als we een overzichtsfoto willen gebruiken waarop een kind (<16 jaar) herkenbaar in beeld is. We koppelen geen namen aan de foto.
• Als er geen kinderen <16 jaar herkenbaar in beeld zijn , mogen we zonder toestemming een overzichtsfoto bij een nieuwsbericht plaatsen. Om moeilijkheden te voorkomen, melden we het wel altijd als er dergelijke foto’s worden gemaakt.
• Bij gebruik van een foto op de website of in de nieuwsbrief zonder dat deze bij een nieuwsbericht hoort, vragen we de betrokkene om toestemming.
• Mochten er toch nog klachten komen over het gebruik van foto’s/films dan verwijderen wij die binnen 24 uur van de website of uit ons bestand.
• Mocht u zelf foto’s of films willen maken, houdt u zich dan aan bovenstaande afspraken.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Fanfare OKK bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens Fanfare OKK van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
• We evalueren regelmatig onze maatregelen.
• Onze leden en vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

We zorgen voor een clean desk d.w.z. er hangen geen lijsten met persoonlijke gegevens in de repetitieruimte.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van onze Privacy Verklaring nog vragen of opmerkingen heeft, neem dan contact met ons op.

Akkoordverklaring

In het aanmeldformulier c.q. de lidmaatschapsovereenkomst voor nieuwe leden wordt voortaan ook verwezen naar deze privacyverklaring en door ondertekening van de lidmaatschapsovereenkomst verklaart u zich meteen akkoord met ons privacybeleid.

Omdat we qua aantal leden een kleine en overzichtelijk vereniging zijn, heeft het bestuur gemeend om ook al onze bestaande leden te benaderen met het verzoek kennis te nemen van genoemde privacyverklaring en jullie akkoordverklaring hiermee aan de vereniging te verstrekken. Dit gebeurt door een nog nader te verstrekken formulier.

Contactgegevens

Fanfare OKK
Secretariaat : Abtslaan 13 4844 SL Terheijden
E-mail: secretariaat@fanfareokk.nl

Analytische cookies